VAKA ÇALIŞMASI
SmallTalks'ın gelir kaçaklarını kapattık.
Türkiye'nin en büyük İngilizce konuşma topluluğu, büyüdükçe lead'lerini kaybediyordu. Bir Excel şirketini bir yazılım şirketine çevirdik.
İlk yanıt süresi
Kayıp lead
Azalan manuel iş
ÖLÇEK
Bir topluluk değil. Bir operasyon.
SmallTalks 6 ayda bir şehirden altı şehire çıktı. Bizim kurduğumuz sistem bu büyümenin altındaki omurga — şu an canlı, şu an 22 kişi kullanıyor, şu an para kazanıyor.
6
ŞEHİR
48
MEKAN
94
AKTİF ETKİNLİK
22
KİŞİLİK EKİP
590
AKTİF ÜYE
1.051
MÜŞTERİ KARTI
4
BAĞLI UYGULAMA
65
MIGRATION
SORUN
Büyüme, operasyonu çatlatıyordu.
SmallTalks hızla büyüyen bir topluluk şirketi. Her ay yüzlerce yeni başvuru geliyor — ama ekip bunları karşılayamıyordu. WhatsApp mesajları saatlerce cevapsız kalıyordu. Potansiyel üyeler başka yere gidiyordu.
Operasyon el yapımı dosyalarda yürüyordu: Google Sheets, Trello, Padlet, Google Calendar, WhatsApp geçmişi. Her şehir kendi defterini tutuyordu. Her moderator kendi listesini. Her sales kişisi kendi Excel'ini.
İşin kötü tarafı: kayıpların boyutunu bile ölçemiyorlardı. Cemil (firma sahibi) ayın sonunda bile gerçek ciroyu toplamaya gün harcıyordu. Yoklama nasıl, doluluk ne kadar, hangi moderator en iyi performansta — kimse söyleyemiyordu.
Ortalama ilk yanıt süresi
Tamamen kaybedilen lead oranı
Manuel takibe harcanan süre
KURULUMDAN SONRA
Sonuç, tek kalemde.
Excel kalmadı, WhatsApp geçmişi veri kaynağı değil, Trello panosu kapandı. Hepsinin yerini tek bir Supabase veritabanı + dört bağlı uygulama aldı.
İLK YANIT SÜRESİ
KAYIP LEAD
AZALAN MANUEL İŞ
796
Sipariş (Paratika)
266
Otomatik e-fatura (VisionPlus)
3.041
WhatsApp mesajı işlendi
1.166
Instagram DM işlendi
570
AI bot konuşması
572
Etkinlik yoklaması
116
Etkinlik fotoğrafı
206
Moderator XP logu
MİMARİ
Dört uygulama. Bir veritabanı. Tek beyin.
Hepsi tek bir Supabase Postgres instance'ına bağlı. RLS ile 5 rol seviyesi. 4 webhook dışarıdan, 16 cron job içeriden. Bot, checkout, admin, mobile — hepsi aynı veriye bakıyor.
Next.js 16
60+ sayfa / pages
Next.js 15
Multi-step + widget
Expo SDK 54
iOS + Android
Framer
SEO + landing
VERİ KAYNAKLARI
DİJİTAL BEYİN
OTONOM AKSİYONLAR
DÖNÜŞÜM
Önce ve sonra.
KURULAN SİSTEM
Beş katman. Tek akış.
SmallTalks için kurulan sistem, lead yakalama anından geri kazanıma kadar her adımı otomatikleştirdi. Her katmanın altında gerçek veri var.
AI İlk Yanıt
Gelen her mesaja 30 saniye içinde kişiselleştirilmiş yanıt. 7/24 aktif.
3.041 WhatsApp mesajı + 1.166 Instagram DM işlendi
Lead Ön Eleme
AI, lead'i ön eler ve doğru segmente yönlendirir. Yüksek potansiyelli kişiler öne çıkar.
570 aktif bot konuşması, 75 öğrenme loop sorusu
İletişim Otomasyonu
WhatsApp, e-posta ve push üzerinden takip mesajları otomatik akar. Kimse unutulmaz.
12 onaylı WP template + 15 otomasyon kuralı + 278 log
CRM Pipeline
Her lead merkezi bir Kanban'da izlenir. Drag & drop, cadence, görev, odak modu.
1.051 müşteri kartı, 254 sales notu, 201 görev
Geri Kazanım & Hafıza
Pasifleşen müşteriler otomatik tespit, no-show winback, aktivite logu.
16 cron job, 491 sistem eylem logu, 551 bildirim
ZOOM IN — #1
AI Chatbot motoru.
WhatsApp ve Instagram'a tek başına cevap veren, 2.342 satır TypeScript ile yazılmış, OpenAI GPT-4o-mini'yi orkestre eden bir karar motoru.
59 bilgi tabanı (KB) girişi, 6 kategori (genel, etkinlik, üyelik, fiyat, lokasyon, ders)
5 konuşma akışı (flow): üyelik dondurma, etkinlik konumu, özel ders, üyelik bilgi, etkinlik bilgi
Intent classification → KB similarity → flow match → button response → GPT fallback
Confidence eşiği düşükse escalate: konuşma insana devredilir, mesaj merkezine düşer
Öğrenme loop'u: bot yanıt veremediğinde soru otomatik loglanır, admin KB'ye ekleyerek sistemi büyütür
Her cevap için cache + invalidation: knowledge base güncellenince 30 saniyede canlıya yansır
CANLI VERİ
2.342
satır motor kodu
59
KB girişi
570
aktif konuşma
75
öğrenme sorusu
ZOOM IN — #2
Rol sistemi ve RLS.
5 seviyeli yetki hiyerarşisi, Supabase RLS policy'leriyle her tabloda zorunlu. Kimse yanlış veriyi göremez — hatta admin bile finansal verileri her rolde göstermez.
Admin (100) — Cemil + Can: her şey, finansallar dahil
Coordinator (80) — eski rol, artık admin'e merge
Salesperson (40) — CRM + inbox + kampanya + satış; ciro grafiklerini görmez
Moderator (60) — sadece kendi etkinlikleri, kendi öğrencileri, mekan CRUD, XP sistemi
Member (10) — müşteri, mobile app içinden kendi verilerini görür
RLS policy: events_insert → moderator sadece moderator_id = auth.uid() olan satırı açabilir
ERİŞİM MATRİSİ
5
rol seviyesi
65+
RLS aktif tablo
9
önceden hesaplanmış view
3
güvenlik migration'ı (00062-65)
ZOOM IN — #3
Mobile uygulaması.
Expo SDK 54 + React Native ile yazılmış, üye cüzdanı ve moderator scanner'ı bir arada olan native uygulama. Supabase shared client ile admin paneliyle aynı veriye bakar.
Üye akışı: onboarding → dashboard → etkinlik rezervasyon → QR cüzdan → ders takvimi
Moderator akışı: scanner → etkinlik check-in → vibe mood + level rating
Assignment ekranı: birebir ders ödevleri mobilde görünüyor
Bildirimler: push + email, 551 aktif kayıt
Auth: Supabase Auth email/password, JWT tabanlı
Yayın: EAS Build ile iOS + Android, mağazaya hazırlık aşamasında
UYGULAMA YAPISI
6
auth ekranı
12
tab ve detay ekranı
Expo
SDK 54
2
platform (iOS + Android)
MAĞAZA VİTRİNİ
Aynı sistem, üyenin cebinde.
Etkinlik keşfi, QR ile giriş, seriler ve görevler — App Store vitrini için hazırladığımız ekranlar.
ZOOM IN — #4
Ödeme + e-fatura altyapısı.
Paratika production ödeme + VisionPlus SOAP e-fatura entegrasyonu. Sipariş tamamlandığında üyelik otomatik açılır, fatura kesilir, hoş geldin mesajı atılır, email gönderilir.
Paratika 3D Secure: session token → callback → order update → trigger chain
Migration 00022: Order completed → otomatik membership oluşturulur
VisionPlus SOAP: XML builder + soap-client → fatura oluşturma → PDF URL
Resend: React Email template'leri ile order confirmation, welcome, receipt
WhatsApp: hoş geldin template'i otomatik gönderilir
Başarı + başarısızlık callback'leri, taksit seçenekleri, kupon validation
TAMAMLANAN İŞLEMLER
796
Paratika siparişi
266
VisionPlus faturası
12
aktif kupon kodu
100%
otomatize akış
OPERATÖR EKRANI
Reklamdan üyeye, tek ekranda.
Meta reklamından gelen her lead anında sisteme düşer, WhatsApp takibi otomatik başlar ve üyeliğe kadar tek panelden izlenir. Üye uygulamayı görür; operatör akışın tamamını.
Üye görür
Meta Reklam Takibi
Reklam harcaması
₺48.200
Gelen lead
590
Lead başı maliyet
₺82
Üyeye dönen
312
%53 dönüşüm
| Kampanya | ||||
|---|---|---|---|---|
| İstanbul · Networking198 lead · ₺75 | ₺14.800 | 198 | ₺75 | Aktif |
| İzmir · Game Night132 lead · ₺71 | ₺9.400 | 132 | ₺71 | Aktif |
| Ankara · Tanışma88 lead · ₺82 | ₺7.200 | 88 | ₺82 | Aktif |
| Bursa · Sohbet74 lead · ₺82 | ₺6.100 | 74 | ₺82 | Duraklatıldı |
| Antalya · Etkinlik61 lead · ₺97 | ₺5.900 | 61 | ₺97 | Aktif |
Lead akışı
Her lead'e WhatsApp takibi otomatik başlıyor — bot 30 saniyede yanıtlıyor, soğuyan lead kalmıyor.
Operatör görür
GALERİ
Sistemin çalıştığı ekranlar.
Bu ekranları bir tasarımcı çizmedi. Her biri şu an 22 kişi tarafından her gün açılan, Cemil'in ayın sonunda ciroyu okuduğu, moderator'lerin etkinlik planladığı canlı yüzeyler.
Ana operasyon paneli — ciro, leadler, etkinlikler, doluluk.
Drag & drop Kanban — Yeni → İletişimde → Teklif → Kazanıldı.
Mesaj merkezi — bot ve insan yan yana, claim sistemi.
Bilgi tabanı + konuşma akışları + test paneli.
Hafta planla wizard — şehir, mekan, moderator, tek akışta.
Cohort, satış, kayıp, operasyonel — 9 rapor sayfası.
XP sistemi, sıralama, performans dashboard.
Üye QR cüzdanı — check-in için moderator tarafından taranır.
VisionPlus e-fatura listesi + XML önizlemesi + PDF.
Ekip yönetimi + 5 rol + şehir atamaları + mekan CRUD.
TEKNOLOJİ
Modern stack, production.
Hiçbir parça gereksiz değil. Hiçbir parça yarım kurulmuş değil. Hepsi production ortamında şu an çalışıyor.
Next.js 16
Admin panel (RSC + Server Actions)
Next.js 15
Müşteri checkout + widget
Expo SDK 54
iOS + Android mobile
Supabase
Postgres + Auth + Storage + Realtime
OpenAI GPT-4o
AI chatbot motoru
Anthropic Claude
Chatbot fallback
WhatsApp Cloud API
Bot + mesaj merkezi
Instagram Graph API
DM inbox (6 şehir hesabı)
Meta Lead Ads
Webhook lead yakalama
Paratika
3D Secure ödeme
VisionPlus
E-fatura SOAP servisi
Resend
Transactional email
Google Calendar
Etkinlik + ders sync
Google Meet
Birebir ders linkleri
Google Forms
Universal lead polling
Google Contacts
Telefon rehberi sync
TEKNİK DERİNLİK
Kod olarak operasyon.
Bu rakamları rakiplerin yazmıyor çünkü bu ölçekte kurup production'a almıyorlar. Biz aldık. Şimdi onlar da sizin için çalışabilir.
65
Supabase migration
RLS aktif tüm tablolarda
65+
tablo
+ 9 önceden hesaplanmış view
16
cron job
hatırlatma, cadence, rapor, retargeting
4
webhook
WhatsApp, Instagram, Meta Leads, Google Forms
4
bağlı uygulama
admin, checkout, mobile, marketing
2.342
satır chatbot motoru
TypeScript, OpenAI + Claude
59
bilgi tabanı girişi
6 kategori, learning loop
15
aktif CRM kuralı
278 otomasyon log
9
rapor sayfası
sales, cohort, loss, operational
12
onaylı WP template
şehir görselleri + butonlar
SÜREÇ
Nasıl kurduk.
Şeffaflık: her fazın ne kadar sürdüğünü ve ne kadar insan/gün yatırdığımızı yazıyoruz.
01
· 1 haftaGelir Check-up
SmallTalks'ın mevcut akışını haritaladık. Her şehirdeki moderator'le konuştuk. Kaçakları ve darboğazları tespit ettik. Önceliklendirme raporu çıktı.
02
· 2 haftaSistem Tasarımı
İhtiyaca özel bir mimari çıkardık. 4 uygulama, 5 rol seviyesi, 16 cron, 4 webhook. Migration 00001 ilk schema. Kapsamı Cemil ile kilitledik.
03
· 8 haftaFazlı Kurulum
Faz 1 — Checkout + üyelik + ödeme (2 hafta). Faz 2 — Admin CRM + WhatsApp inbox (3 hafta). Faz 3 — AI chatbot + cadence + reports (3 hafta). Her faz canlıya alındı.
04
· Devam ediyorSürekli Optimizasyon
Canlı veriye göre sistemi iyileştiriyoruz. 65. migration geçen ay gitti. Chatbot her hafta daha iyi yanıtlıyor. Ayda 4-6 yeni özellik.
Tek sistem. Tek panel.
Şu an çalışıyor.
Bu sayfayı okurken de çalışıyor. 22 kişi her gün giriyor. Müşteriler WhatsApp'tan yazıyor, bot cevap veriyor, sipariş geçiyor, fatura kesiliyor. Demo değil.
SIRADAKİ
Aynı kaçaklar sizde de var.
Ücretsiz bir Gelir Check-up'ı ile başlayalım. Excel'lerinizi, WhatsApp geçmişinizi, araçlarınızı açalım — nereden sızdığını beraber görelim.